Как на отдыхе не вспоминать о работе

Автоответчик для электронной почты

Microsoft Office Outlook 2007

Начнем с e-mail-сообщений, так как они являются основой корпоративной переписки, и вся наиболее важная информация проходит через них. На примерах популярных почтовых менеджеров разберем настройку автоответчика. Нашим первым подопытным будет стандартный клиент, встроенный в Windows. Знакомьтесь – Microsoft Office Outlook 2007.

Для начала необходимо подготовить письмо, которое будет автоматически отправляться нашему собеседнику. Заходим в опции «Файл – Создать – Сообщение», и перед нами отроется диалоговое окно для отправки сообщения, которое должно быть в текстовом виде («Параметры – Обычный текст»). Набираем письмо автоматического ответа и сохраняем в виде шаблона Outlook (*.oft).
Разобравшись с письмом, перейдем непосредственно к настройке автоответчика, а точнее – к его эмуляции, потому что как такового настройщика в Outlook нет. Откроем меню «Сервис – Правила и оповещения» и создадим новое правило, нажав на одноименную кнопку «Новое правило». На первом шаге выбираем «Начать с пустого правила – Проверка сообщений после получения». Проследовав далее, отметим пункт «Адресованные только мне» – это означает, что отсылка автоматического ответа будет происходить при условии, что сообщения направлены именно вам. Помимо этого можно указать сортировку по контактам, то есть определить группу лиц, которым нужно отправлять конкретную информацию. Тогда для других адресатов необходимо создать собственный шаблон. Можно также осуществить отбор по теме письма. Тема настраивается на самом первом этапе («Какие сообщения следует выбрать?»): для начала ее нужно отметить, а после вписать название. Таких шаблонов можно создать огромное множество, опираясь не только на эти, но и на другие показатели.

На третьем шаге мы выбираем действие, которое будет осуществляться с сообщением. Для этого отмечаем параметр «Ответить, используя указанный шаблон». Нажимаем на словосочетание «Указанный шаблон» – перед нами отроется окно для выбора шаблона сообщения. С помощью кнопки «Обзор» открываем созданный нами файл. Далее программа попросит нас добавить исключения к отправке письма, если это необходимо – отметьте нужные пункты. В конце следует дать название правилу и нажать кнопку «Готово». С этого момента на все присланные к вам письма будет отсылаться сформированный ранее ответ. Для того, чтобы сообщение было отправлено сразу же, при получении входящей почты, программа должна быть настроена на автоматическую проверку e-mail.

Плюсом созданного нами автоответчика является то, что, даже если в дальнейшем будут приходить повторные письма от этого адресата, ответ отсылается собеседнику только один раз до времени перезагрузки программы. Это связано с тем, что Outlook составляет список уже уведомленных адресатов и не дублирует сообщения. Но помимо положительных черт есть также и отрицательные: программа всегда должна находиться в  рабочем состоянии и иметь доступ в Интернет, иначе ответ не будет отправлен.

В Outlook также предусмотрена возможность автоматического ответа на сообщения при выключенном компьютере. Но для этого необходимо иметь учетную запись Microsoft Exchange Server, которая позволит с ним работать. Вы должны быть абонентом данной службы и иметь логин и пароль для доступа. Создать такую учетную запись можно у провайдера, системного администратора на работе или в компании, которая предоставляет вам почтовый ящик. Сама программа Outlook не выдает такие аккаунты.

The Bat!

Второй на очереди – это не менее популярный почтовый клиент The Bat! В нем ситуация с автоответчиком обстоит намного проще – разработчиками в программе в программе предусмотрен автоматический ответ. Поэтому без всякого рода предисловий перейдем к делу.

Нажимаем на созданном нами почтовом ящике правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Настройка сортировщика писем» (Ctrl+Shift+S). Нам нужно создать правило для всех входящих сообщений, поэтому, выбрав «Входящие», нажимаем кнопку «Insert», при этом создастся новое правило. Заполняем поле «Имя» и, перейдя в раздел действия, жмем на кнопку «Добавить». В появившемся меню выбираем пункт «Отправить автоответ» – откроется мастер создания автоматического сообщения. С помощью предусмотренных в нем макросов задаются имя собеседника, время написания сообщения и многие другие параметры, которые вы сможете настроить индивидуально. Мы не будем сильно изменять начальный шаблон, а лишь немного дополним существующий текст – более подробно объясним причину нашего отсутствия. Сохраняем полученные результаты, и с этого момента все изменения вступают в силу.

Ситуация с отправкой писем в The Bat! обстоит так же, как и в Outlook: в нем должна быть включена автоматическая проверка новых сообщений. Для того, чтобы адресат получил наше письмо оперативно, необходимо оставить программу включенной и предоставить ей доступ в Интернет.

Mozilla Thunderbird

Как и в Outlook, в Thunderbird нет встроенного автоответчика, поэтому для реализации данной функции придется использовать фильтр сообщения. Для начала нам нужно сформировать текст ответа. Открываем меню: «Файл – Создать – Сообщение» (Ctrl+N). Текст письма должен быть написан латинскими буквами, так как в Mozilla Thunderbird есть «баг», который проявляется при отсылке автоматических ответов, заполненных кириллицей. Изменение кодировки не решает проблемы, поэтому придется повиноваться и писать текст «на латыни». После этого мы сохраняем приготовленное письмо как шаблон («Файл – Сохранить как – Шаблон»).

Перходим к формированию правила фильтрации полученных сообщений. Открываем «Инструменты – Фильтры сообщений». Создаем новый фильтр, нажав на кнопку «Создать». В появившемся окне можно произвести как более точную (по теме письма, имени отправителя, содержанию слов в тексте), так и упрощенную настройку, отметив «Ко всем сообщениям» (отправка писем будет идти всем, кто прислал нам письмо, независимо от текста, темы и т. д.). В разделе «Выполнять следующие действия» выберем параметр «Ответить по шаблону», а во второй графе – наш шаблон. В завершение сохраняем все результаты настроек и устанавливаем автоматическую проверку почты клиентом.

ICQ - кто сутчиться в дверь ко мне?

QIP Infium

Так как в официальном мессенджере ICQ, который в России предоставляет компания Rambler, нет автоматического ответа, мы оставим его в стороне и поговорим об альтернативных клиентах. Первым представителем будет всем известный QIP Infium, права на который в давние времена выкупила РБК.

В Infium присутствуют две дополнительные функции: антиспам бот и автоответчик. Несмотря на некоторое сходство они предназначены для различных целей. Антиспам отвечает на сообщения пользователям, которых нет в вашем контакт-листе, а автоответчик, наоборот, тем, кто в нем присутствует. Тем самым если грамотно настроить два этих компонента, можно уведомить всех о том, что на данный момент мы отсутствуем и прочитаем сообщения позднее.

Начнем с настройки автоответчика. Откроем меню «Настройка» и выберем раздел «Статусы». Нижняя часть окна представлена параметрами для настройки автоответчика. Отметим пункт «Включать автоответчик для моих контактов при следующих статусах», затем выберем статусы, при которых будет осуществляться автоответ. Если вы не за компьютером и в ближайшее время подходить к нему не планируете, отметьте их все, что бы при внезапной перезагрузке системы предотвратить отключение автоответчика. Помимо ICQ, бот будет отсылать сообщения и в другие сети (Jabber, Mail.ru и т. д.), если они подключены к данному клиенту.

Как уже говорилось выше, антиспам-бот работает с внешними контактами, борясь с нежелательными сообщениями. Но мы можем настроить его, подогнав под свои нужды. В параметрах бота есть два текста сообщения и контрольный ответ на первый вопрос (для защиты от спамеров). Напишем в первом окне текст, сообщающий собеседнику о том, что в данный момент мы находимся в отпуске и не имеем возможности ответить на полученное сообщение. Затем в конце сообщения укажем следующее: «Если вы хотите, чтобы ваши последующие сообщения дошли до меня, отправьте слово «да» – этим мы откроем доступ уже ко второму автоматическому сообщению. Укажем текстом правильного ответа слово «да», и перейдем к заполнению второго окна. В нем можно указать любую информацию, в нашем случае будет указана следующая фраза: «Теперь все отправленные Вами сообщения дойдут до меня, и по приезду я ознакомлюсь с ними». Сохраняем все сделанные настройки и не забываем, что для работы данных функций также необходим Интернет и запущенный QIP Infium.

Miranda

Следующим рассмотренным нами мессанджером будет не менее популярный клиент под названием Miranda. В нем нет стандартной функции автоответчика – ее следует установить в качестве плагина. Мы остановили свой выбор на дополнении Simple Auto Replier. Для начала установим данный модуль (его можно скачать с сайта addons.miranda-im.org), распаковав архив и скопировав его содержимое в папку Plugins, которая находится в корневом каталоге программы.
Не забудьте перезагрузить Miranda после установки дополнения. Когда плагин будет инсталлирован, зайдем в раздел «Настройки» и найдем его в категории «Модули». В отличие от других «умных автоответчиков» здесь не столь сложные настройки – по причине легкости в обращении Simple Auto Replier и был нами выбран.

Для начала введем сообщение приветствия, удаляя заголовки на английском языке. Затем выберем статус, при котором будет отсылаться автоматический ответ (лучше отставить вариант «В сети», так как при аварийной перезагрузке программы он идет по умолчанию), и в нижнее поле введем текст сообщения.

No-repeat interval отвечает за блокировку повторной отправки сообщений одному и тому же пользователю в течение указанного времени. Если ввести 0, ограничение будет снято. Сохранив настройки, мы можем быть спокойны, что автоматические сообщения дойдут до собеседников, главное – не выключать Интернет и сам клиент.

В Miranda тоже есть спам-фильтр. Несмотря на свое сходство с антиспамом в QIP, он все же имеет некоторые отличия, рассмотрим их на примере переработки спам-фильтра под автоответчик. Самое серьезное отличие – это количество настроек, но мы не будем обращать на них внимание, нам нужны лишь сообщения ответа. Заходим в меню «Настройка» и в разделе «События» находим «Спам-фильтр». По умолчанию бот, отвечающий за отсылку автоматических сообщений с требованием правильного ответа, отключен. Нам необходимо включить его, отметив пункт «Робот фильтр».

Кнопка «Настройка» становится активной, и мы нажимаем на нее – открывается окно, чем-то напоминающее настройку антисапама в Infium. Здесь есть также два поля для ввода сообщений, но контрольный ответ может как вводиться, так и генерироваться случайно. Заполним оба окна и не забудем оставить в первом сообщении тег, отвечающий за контрольный ответ, – %securitycode%. После отметим пункты: «Добавить текст в историю» и «Прятать пользователей, пока они не идентифицируют себя»; тем самым мы убьем двух зайцев – будем знать, кто нам написал, и защитим ICQ от нежелательных гостей.

Skype:  внимание, с вами говорит автоответчик

Pamela for Skype

IP-телефония интенсивно развивается и распространяется среди пользователей сети Интернет. За последнее время она стала таким же обыденным явлением, как и e-mail. Приятно созвониться с человеком, когда он находится очень далеко, и при этом не заплатить ровным счетом ничего… Но не будем разводить лирику, попробуем разобраться: возможно ли настроить Skype на автоматический ответ без дополнительной платы.

В стандарте Skype есть функция, называемая «Автоответчик», но, к сожалению как и многие другие дополнительные возможности она закрыта печатью «Подписаться на услугу», что предполагает ежемесячную оплату функции автоответчика (за год эта сумма вырастает примерно до 12 евро). Несомненно, ее удобство можно подчеркнуть сразу: вам не обязательно находиться в Сети – все разговоры будут записаны и переданы вам после выхода в Интернет. Из числа настроек есть такая возможность, как запись собственного голоса. Но мы не стали подробно рассматривать платный сервис (о нем вы можете прочитать на сайте программы), а перешли к рассмотрению альтернативных автоответчиков для Skype.

Так как программа поддерживает плагины, то, соответственно, и написано их уже серьезное количество. Самым функциональным из автоответчиков является программа Pamela for Skype, представляющая собой расширенный менеджер звонков. В нее встроены два автоответчика – текстовый и голосовой.

Для начала разберемся в настройках текстового автоответчика. Зайдем в меню «Инструменты – Настройки» и запустим «Текстовые ответы». Отметим пункты с двумя видами статусов «В сети» и всех остальных – теперь сообщения будут отправляться нашему собеседнику независимо от того, какой у нас на данный момент статус. Заполним графу «Текстовое сообщение приветствия» – этот текст будет отправляться нашим собеседникам. Итак, с текстовыми сообщениями мы разобрались, теперь поговорим о голосовом автоответчике.

Открываем раздел «Голосовые ответы», снимаем ограничение со времени записи, выбрав в пункте «Голосовой ответ включен. Maximum recording time» значение «0». Здесь можно  выставить настройки ответа в зависимости от статуса, а также указать промежуток времени, через который автоответчик будет запускаться в случае, если трубка не будет снята. В нашем случае оба пункта понадобятся, и в них будет выставлено значение «0», что означает моментальное включение голосового автоответа, так как на месте нас не будет и пауза нам не нужна.

Теперь необходимо сформулировать само сообщение, а точнее записать свой голос, который будет приветствовать звонящих. Обратимся к пункту «Сообщение приветствия автоответчика» и запустим настройки приветствия – откроется окно для записи голосового сообщения. Нажимаем кнопку «Запись» и с помощью кнопки «Стоп» останавливаем запись. На этом наша настройка голосового приветствия закончена, но это еще не все. В Pamela for Skype есть возможность отправки текстового сообщения при начале записи и отчета после ее завершения. Сам текст вы можете отредактировать в разделе «Голосовые ответы – Дополнительно».

Вот мы и справились со всеми настройками. Остается лишь запомнить, что автоответчик будет работать даже при выключенном Skype, однако сам менеджер звонков, то есть Pamela for Skype, должен быть обязательно включен.

Skype Answering Machine

Второй представитель автоответчиков для Skype – это Skype Answering Machine (сокращенно – SAM). Бесплатная программа, в которой включены основные функции: запись звукового или текстового приветствия, отправка или проигрывание данного сообщения в ответ на входящий звонок и, конечно же, запись звонка. Главное преимущество программы перед Pamela for Skype состоит в ее бесплатности, а также в более простой настройке.

Запустим программу и откроем вкладку «Опции». Мы будем настраивать SAM сверху вниз. Раздел «Автоответчик» отвечает за запуск голосового сообщения; здесь устанавливается временной интервал, после которого включается автоответ. Для нас главным критерием будет запуск автоответчика при входящих звонках. Настройки громкости можно не изменять, а сразу перейти к последнему пункту – «Контроль звонка». Здесь в выпадающем меню выбираем «Не сохранять сообщения, если запись пуста»; тем самым мы избавимся от лишнего мусора, который может накопиться за время нашего отсутствия.

Во вкладке «Абонент» настраивается голосовое и текстовое сообщения. Если в настройках приветствия невозможно записать свой голос, воспользуйтесь программой «Звукозапись», входящей в стандартный пакет Windows. После этого сохраняем полученный файл в формате wav. Далее, уже в SAM, с помощью кнопки обзора находим сохраненный звуковой файл и выбираем его – так мы обошли иногда возникающие в работе ограничения программы.

В поле «Текст» указываем сообщение, которое будет послано собеседнику при совершении им звонка. А пункт «Настройка продолжительности звонка» выставим по своему усмотрению – лучше не жалеть времени, а оставить запас на случай длинного голосового сообщения.

«Неизвестный абонент» – это настройки для тех контактов, которые не включены в наш список. Сделаем активными параметры «Использовать другие настройки для неизвестных абонентов» и «Текст», после чего проделаем те же действия, что и в разделе «Абонент». Оставшиеся вкладки являются не столь существенными; чтобы не обращать на них внимание, выставленные в них параметры можно оставить без изменений. В итоге, SAM полностью настроен и готов к работе. Чтобы сообщения записывались, а автоответ приходил собеседнику, необходимо чтобы Skype и Skype Answering Machine были включены и имели доступ к Интернету.

answer.im

В Сети появился интересный проект, который предоставляет услуги автоответчика для IM. Answer.im является полностью бесплатным. Даже если вас не будет в Сети, автоответы будут доходить до собеседника, так как под вашим UIN’ом и паролем будет заходить робот сервиса. Для того чтобы воспользоваться данной услугой, не нужно регистрироваться на сайте, необходимо всего лишь ввести свой идентификатор и пароль к вашему MSN, ICQ, AIM, Yahoo или GTalk, после чего вы попадете в панель редактирования автоматического ответа. Здесь можно выбрать статус, при котором будет отсылаться сообщение. Помимо этого в  Answer.im есть возможность запоминания пришедших к вам сообщений и последующая их отправка на указанный e-mail адрес. С одной стороны, данный сервис является очень полезным, если вы не имеете возможности оставить компьютер включенным, а с другой – вы рискуете потерять свои данные. Хотя компания и обязуется не передавать введенные вами сведения третьим лицам, возможность корыстного использования все-таки остается. Поэтому решайте сами, довериться ли специализированному проекту или же воспользоваться старым «дедовским методом» – оставить компьютер включенным.

Вывод

В наше время количество программ и сервисов, способных предоставлять услуги автоответчика при выключенном компьютере, не столь велико; такие системы можно пересчитать по пальцам. Но даже если в ближайшем будущем их популярность возрастет и разработчики будут уделять им больше внимания, вероятность кражи паролей все же останется. Это связано как с недобросовестной работой сервиса, так и с бесчисленным количеством уязвимостей в его структуре. Поэтому если вы хотите оградить свою переписку от чужих глаз, пользуйтесь стандартными средствами, которые были описаны в данной статье, так как по сравнению с онлайн-сервисами безопасность их использования гораздо выше. 

Текст: Александр Неберекутин